Checklist · Doanh nghiệp & sự kiện

Checklist nghiệm thu gian hàng triển lãm trước giờ mở cửa

Worksheet nghiệm thu gian hàng triển lãm theo lối tiếp cận, kết cấu, nhận diện, điện, trưng bày, vận hành và mức độ lỗi trước giờ mở cửa.

Trả lời ngắn

Trước giờ mở cửa, gian hàng cần được nghiệm thu bằng biên bản có ảnh, người chịu trách nhiệm và thời hạn sửa. Kiểm tra theo thứ tự: phạm vi cùng lối tiếp cận, kết cấu và bề mặt, điện theo hồ sơ được venue duyệt, nhận diện, trưng bày, vận hành rồi kế hoạch tháo dỡ. Phân lỗi thành chặn sử dụng, phải sửa trước mở cửa hoặc ghi nhận xử lý sau.

Điểm cần nhớ

  • Mỗi lỗi cần ảnh, vị trí, mức độ, người nhận và hạn xử lý.
  • Điều kiện điện, lối thoát và kết cấu phải đối chiếu hồ sơ venue đã duyệt.
  • Chỉ ký bàn giao sau khi kiểm tra lại các lỗi có điều kiện chặn sử dụng.

Chuẩn bị phiếu trước khi tới gian hàng

  • Bản thiết kế và danh mục hạng mục phiên bản đã duyệt.
  • Quy định cùng hồ sơ kỹ thuật được ban tổ chức chấp thuận.
  • Danh sách nội dung, logo, sản phẩm và thiết bị trưng bày.
  • Tên người có quyền nhận bàn giao và người nhận sửa lỗi.

Gate 1: phạm vi và đường tiếp cận

Điểm kiểm tra mặt bằng
MụcKết quả cần đối chiếu
Biên gian hàngKhông vượt phạm vi trên mặt bằng được duyệt
Lối kháchKhông bị hàng hóa, bao bì hoặc hạng mục thi công chiếm
Lối kỹ thuật và lối thoátTheo đúng hướng dẫn áp dụng của venue và ban tổ chức
Kho hoặc điểm tập kếtĐúng vị trí, không phát sinh vùng chứa ngoài phạm vi

Gate 2: cấu tạo và chất lượng hoàn thiện

  • Đối chiếu module, điểm nối và chân đế với cấu tạo đã được duyệt.
  • Quan sát độ phẳng, mép, khe, vết bẩn và hư hỏng dưới ánh sáng sử dụng.
  • Kiểm tra cửa, ngăn, kệ và phần chuyển động bằng thao tác thật.
  • Ghi riêng lỗi thẩm mỹ và lỗi ảnh hưởng khả năng sử dụng.

Gate 3: điện và thiết bị theo hồ sơ đã duyệt

Người có trách nhiệm kỹ thuật cần đối chiếu nguồn, thiết bị, đường dây và cách vận hành với hồ sơ venue chấp thuận. Brand team không nên tự kết luận an toàn chỉ bằng quan sát. Nếu cấu hình thực tế khác hồ sơ, ghi lỗi chặn sử dụng và chuyển cho đúng đầu mối xác nhận.

Gate 4: nhận diện và nội dung

Soát từ xa tới gần
Khoảng nhìnCần đọc hoặc nhận raLỗi thường phải ghi
Từ lối chínhTên thương hiệu và điểm vàoBị che, sai hướng hoặc thiếu tương phản thực tế
Tại gian hàngThông điệp, phân khu và chỉ dẫnSai chữ, sai phiên bản hoặc đặt nhầm vị trí
Tại quầy hoặc kệTên sản phẩm và tài liệu liên quanNhãn không khớp sản phẩm hoặc thiếu vật phẩm

Gate 5: trưng bày bằng sản phẩm thật

Đặt đúng sản phẩm, tài liệu, màn hình và vật dụng sẽ dùng. Mở tủ, lấy hàng, bổ sung tài liệu và mô phỏng một lượt tư vấn để phát hiện kệ không vừa, dây bị lộ, kho khó tiếp cận hoặc sản phẩm che thông tin.

Gate 6: diễn thử một lượt vận hành

  1. Nhân sự vào vị tríKiểm tra chỗ đứng, cất đồ và đường đổi ca.
  2. Khách tiếp cậnĐi từ lối chính vào quầy, khu trưng bày và điểm tư vấn.
  3. Bổ sung vật phẩmThử lấy hàng từ kho mà không cắt ngang tương tác chính.
  4. Kết thúc ngàyXác định cách khóa, che, cất hoặc bàn giao thiết bị.

Gate 7: phân loại lỗi và ký có điều kiện

Ba mức để điều phối sửa
MứcÝ nghĩaCách xử lý
Chặn sử dụngKhác hồ sơ kỹ thuật, cản lối áp dụng hoặc không thể vận hànhKhông mở phần liên quan cho tới khi đúng đầu mối xác nhận
Sửa trước mở cửaSai nội dung, thiếu hạng mục hoặc lỗi ảnh hưởng trải nghiệm chínhGiao người sửa, đặt hạn và kiểm lại
Ghi nhận sauLỗi nhỏ không cản công năng đã thống nhấtChụp ảnh, ghi trách nhiệm và hạn hoàn tất

Biên bản cuối cần ghi cả phạm vi tháo dỡ, vật tư thu hồi, thời gian trả mặt bằng và người xác nhận hiện trạng. Việc nhận gian hàng không làm mất trách nhiệm với các lỗi còn mở đã được liệt kê.

Câu hỏi thường gặp

Lỗi nào khiến gian hàng chưa nên mở cửa?
Lỗi khác hồ sơ kỹ thuật, cản khu vực phải giữ thông thoáng hoặc khiến hoạt động không thể vận hành cần được xếp mức chặn; đúng đầu mối phải xác nhận sau khi sửa.
Biên bản nghiệm thu booth cần ghi gì cho từng lỗi?
Ghi vị trí, mô tả, ảnh, mức độ, người nhận xử lý, hạn hoàn tất, kết quả kiểm lại và người xác nhận đóng lỗi.

Nguồn tham khảo

  1. Risk Management Guidebook
    Events Industry Council · Truy cập 29/07/2026
  2. QCVN 06:2022/BXD về an toàn cháy cho nhà và công trình
    Bộ Xây dựng · Truy cập 29/07/2026
  3. Sửa đổi 1:2023 QCVN 06:2022/BXD về an toàn cháy cho nhà và công trình
    Bộ Xây dựng · Truy cập 29/07/2026